כתיבת בקשה לקרן או למענק בעזרת AI

הבהרה: המלצות כלליות בלבד, לא ייעוץ מקצועי. האחריות לבדוק לפני שימוש היא שלכם. את הזכאות והתנאים בדקו מול הגורם המממן, ואת התקציב עם רואה חשבון. הנוסח המלא בסוף.

למי זה מיועד

למנהלת עמותה, לרכזת פיתוח משאבים או לחבר ועד שכותבים בקשות לקרנות, למשרדי ממשלה או לרשויות. אין צורך ברקע טכני. צריך חשבון ב-Claude או ב-ChatGPT, את הקול הקורא המלא ואת מסמכי העמותה.

הפלייבוק הזה מתחיל אחרי שכבר החלטתם להגיש. איך מוצאים קולות קוראים ומסננים אותם, כתוב בפלייבוק "איך עמותה מוצאת קולות קוראים ומגישה בעזרת AI".

הבעיה בשלוש שורות

כל קרן מבקשת מבנה אחר, אורך אחר ומסמכים אחרים. טקסט ש-AI כותב "מאפס" נשמע טוב, אבל מלא ביעדים ובמספרים שאף אחד בעמותה לא התחייב אליהם. ובלחץ של הדדליין, הדברים הקטנים נשכחים: נספח שחסר, תקציב שלא מתאים לטקסט, חתימה שלא נאספה.

השיטה ב-7 צעדים

צעד 1: אוספים חומרי גלם לפני שכותבים מילה

מה עושים: מכינים תיקייה אחת עם כל מה שהבקשה תישען עליו. ה-AI יכתוב רק ממה שבתיקייה.

איך: בתיקייה צריכים להיות:

• הקול הקורא המלא, כולל נספחים, טפסים, שאלות ותשובות שפורסמו, ומסמך אמות המידה לשיפוט אם יש.
• כרטיס ארגון: מטרה, אוכלוסיות, אזור פעילות, תקציב שנתי, צוות, שנת הקמה, אישור ניהול תקין.
• נתונים מאומתים: מספרי משתתפים, תוצאות ממדידות קודמות, ציטוטים ממשובים. ליד כל נתון: מאיפה הוא ומאיזו שנה.
• בקשות קודמות שהגשתם, גם כאלה שנדחו. הן מלמדות את ה-AI איך העמותה כותבת.
• טיוטת תקציב לתוכנית, גם אם היא עדיין גסה.

טעות נפוצה: לתת ל-AI רק את הקישור לקול הקורא. הוא יקרא חלק, ינחש את השאר, ולא יראה את הנספחים.

צעד 2: מפרקים את הקול הקורא לטבלה

מה עושים: לפני הכתיבה, מבקשים מה-AI לפרק את הקול הקורא לטבלה אחת. הטבלה הזו היא המפה של כל העבודה.

איך: בטבלה ארבעה חלקים:

1. תנאי סף: מי רשאי להגיש, מסמכים חובה, מגבלות סכום ותקופה.
2. אמות מידה לשיפוט: כל קריטריון, והמשקל שלו אם פורסם. כאן מבינים על מה כדאי להשקיע מילים.
3. מבנה נדרש: אילו סעיפים, באיזה סדר, ומה מגבלת האורך של כל אחד (מילים, תווים או עמודים).
4. טכני: מועד ושעת הגשה, דרך ההגשה (מערכת מקוונת, מייל), פורמט קבצים, שפה.

ליד כל שורה מבקשים ציטוט מילולי מהקול הקורא. שורה בלי ציטוט נבדקת ידנית.

טעות נפוצה: לכתוב לפי מבנה "סטנדרטי" של בקשה, כשהקרן ביקשה סדר אחר. בוחנים קוראים לפי הסדר שלהם, ומחפשים את התשובות במקום שבו ביקשו אותן.

צעד 3: שלד הבקשה

מה עושים: בונים שלד: כותרת לכל סעיף לפי הסדר של הקול הקורא, ומתחת לכל כותרת שלוש עד חמש נקודות של מה ייכתב שם ומאיזה מקור.

איך: אם הקרן לא הגדירה מבנה, אלה הסעיפים שמופיעים ברוב הבקשות:

• תקציר: במשפט אחד מה הבעיה, מה תעשו, למי ומה ישתנה.
• הצורך: מה הבעיה, אצל מי, ואיך אתם יודעים. נתון אחד טוב עם מקור עדיף על חמישה כלליים.
• האוכלוסייה: מי ישתתף, כמה, ואיך יגיעו אליכם.
• התוכנית: הפעילויות, לוח זמנים ומי מבצע.
• יעדים ומדדים: מה ייספר (תפוקות) ומה ישתנה אצל המשתתפים (תוצאות), ואיך תמדדו.
• הארגון והצוות: למה אתם המתאימים לעשות את זה.
• תקציב: ההוצאות לפי סעיפים, ומקורות מימון נוספים.
• המשך: מה קורה כשהמענק נגמר.

מסמנים בשלד כל נקודה שאין לה מקור בתיקייה. זו רשימת השאלות שלכם לצוות.

טעות נפוצה: לדלג על השלד ולבקש טקסט מלא. השלד לוקח עשר דקות לבדוק, וטקסט מלא לוקח שעה. טעויות במבנה מוצאים מהר יותר בשלד.

צעד 4: כותבים סעיף אחרי סעיף, רק מהעובדות

מה עושים: כותבים כל סעיף בשיחה נפרדת או בבקשה נפרדת, עם השלד, הטבלה מצעד 2 והחומרים הרלוונטיים לסעיף.

איך:

• נותנים את מגבלת האורך במילים. ה-AI נוטה לכתוב יותר מדי.
• מבקשים שכל דבר שחסר יישאר בטקסט כסימון גלוי, למשל [להשלים: מספר משתתפים בשנה הקודמת].
• אוסרים במפורש להמציא מספרים, שותפים, ציטוטים או תוצאות.
• נותנים קטע מבקשה קודמת כדוגמה לסגנון, כדי שהטקסט יישמע כמו העמותה.
• מבקשים עברית פשוטה ומשפטים קצרים. בוחנים קוראים עשרות בקשות.

אחרי כל סעיף קוראים אותו בעצמכם, ומסמנים כל טענה שאתם לא יכולים לגבות. אותה טענה יוצאת או מקבלת מקור.

טעות נפוצה: להשאיר ניסוחים כמו "התוכנית תחולל שינוי משמעותי". הם לא אומרים כלום לבוחן. כותבים מה בדיוק ישתנה ואצל מי.

צעד 5: בדיקת התאמה מול אמות המידה

מה עושים: כשהטיוטה מלאה, נותנים ל-AI תפקיד של בוחן קפדני בקרן, ומבקשים ממנו לשפוט את הבקשה לפי אמות המידה מהטבלה.

איך: מבקשים לכל קריטריון:

• ציון לפי הסולם של הקרן, אם פורסם.
• ציטוט מהבקשה שעונה על הקריטריון. אין ציטוט, אין תשובה.
• מה חסר או חלש, ואיפה בטקסט כדאי לחזק.

בנוסף מבקשים לבדוק שכל דרישה מהקול הקורא מקבלת מענה, ושכל מגבלת אורך נשמרת.

כדאי להריץ את הבדיקה בשיחה חדשה, בלי ההיסטוריה של הכתיבה. כך הבוחן לא "יודע" מה התכוונתם לכתוב, וקורא רק את מה שכתוב.

טעות נפוצה: לבקש "תשפר את הבקשה" במקום "תבדוק את הבקשה". שיפור כללי מוסיף מילים ומליצות. בדיקה מראה לכם מה חסר, ואתם מחליטים.

צעד 6: תקציב וטקסט שמספרים אותו סיפור

מה עושים: בודקים שכל פעילות בטקסט מופיעה בתקציב, ושכל שורה בתקציב מוסברת בטקסט.

איך:

• נותנים ל-AI את התקציב ואת הטקסט, ומבקשים טבלת הצלבה: פעילות, איפה בטקסט, איזו שורה בתקציב, האם המספרים תואמים (משתתפים, מפגשים, חודשים).
• את התקציב עצמו בונים אנשים, לא AI. ה-AI רק מצביע על פערים.
• בודקים מול הקול הקורא אילו הוצאות מותרות, מה תקרת הנהלה וכלליות אם יש, והאם נדרש מימון תואם.
• את התקציב, את סעיפי השכר ואת אופן הדיווח הכספי בודקים עם רואה החשבון של העמותה.

טעות נפוצה: לשנות מספר משתתפים בטקסט ברגע האחרון, ולשכוח לעדכן את התקציב. בוחן שרואה 120 משתתפים בטקסט ו-80 בתקציב מאבד אמון בכל הבקשה.

צעד 7: בדיקה ידנית לפני הגשה

מה עושים: יום או יומיים לפני המועד, אדם אחד עובר על רשימה קבועה. את הבדיקה הזו לא מעבירים ל-AI.

איך: הרשימה המלאה בצ'קליסט למטה. הדברים החשובים ביותר:

• כל מספר, שם, תאריך וסכום נבדק מול המקור.
• אין אף [להשלים] שנשאר בטקסט.
• כל מסמך חובה מצורף, בתוקף, וחתום בידי מורשי החתימה.
• מגבלות האורך והפורמט נשמרו.
• כל התחייבות בטקסט היא משהו שהעמותה באמת יכולה לעמוד בו, ושמישהו בצוות יודע שהוא אחראי עליו.
• מגישים לפחות יום לפני, לא שעה לפני. מערכות הגשה נתקעות.

שומרים עותק של כל מה שהוגש, בדיוק כפי שהוגש.

טעות נפוצה: לסמוך על כך שה-AI "בדק הכל". הוא לא רואה את המסמכים הסרוקים, לא יודע מי מורשה חתימה, ולא יודע מה הוועד אישר.

פרומפטים מוכנים

החליפו את מה שבסוגריים המרובעים. את הקול הקורא מדביקים כטקסט מלא או מצרפים כקובץ, לא כקישור.

הנה קול קורא מלא, כולל נספחים: [הדבק או צרף].
פרק אותו לטבלה בארבעה חלקים: 1) תנאי סף, 2) אמות מידה לשיפוט ומשקל כל אחת, 3) מבנה נדרש: סעיפים, סדר ומגבלת אורך לכל סעיף, 4) טכני: מועד ושעה, דרך הגשה, פורמט, מסמכים.
לכל שורה הוסף ציטוט מילולי מהטקסט. אם משהו לא מופיע, כתוב "לא מופיע". אל תשלים מהשערה.
בסוף, רשום עד 5 שאלות שכדאי לשאול את הגורם המממן לפני שמתחילים.

על בסיס טבלת הקול הקורא: [טבלה] וכרטיס הארגון: [כרטיס], בנה שלד לבקשה.
כותרת לכל סעיף, בסדר שהקול הקורא מבקש. מתחת לכל כותרת 3 עד 5 נקודות: מה ייכתב ומאיזה מקור בחומרים שלנו.
סמן כל נקודה שאין לה מקור כ-[חסר: ...]. אל תכתוב טקסט מלא בשלב הזה.

כתוב את הסעיף "[שם הסעיף]" לבקשה, עד [מספר] מילים.
השתמש רק בעובדות האלה: [הדבק את הנקודות מהשלד והחומרים הרלוונטיים].
כל דבר שחסר השאר כ-[להשלים: ...]. אל תמציא מספרים, שותפים, ציטוטים או תוצאות.
כתוב כמו בקטע הזה מבקשה קודמת שלנו: [הדבק קטע]. עברית פשוטה, משפטים קצרים, בלי סופרלטיבים.

הסעיף הזה ארוך מדי: [הדבק]. המגבלה היא [מספר] מילים.
קצר אותו בלי להוריד עובדה, מספר או התחייבות. תוריד חזרות, הקדמות ותארים.
אחרי הטקסט המקוצר, רשום מה הורדת.

אתה בוחן קפדני בקרן [שם הקרן או סוג הגוף]. הנה אמות המידה לשיפוט: [הדבק מהטבלה]. הנה הבקשה: [הדבק].
לכל אמת מידה: ציון לפי הסולם [סולם], ציטוט מהבקשה שעונה עליה, ומה חסר או חלש. אם אין ציטוט שעונה, כתוב "אין מענה".
בנוסף: האם כל סעיף עומד במגבלת האורך? האם יש דרישה מהקול הקורא שלא קיבלה מענה?
אל תשכתב את הבקשה. רק תבדוק.

הנה טקסט הבקשה: [הדבק] והנה התקציב: [הדבק טבלה].
בנה טבלת הצלבה: פעילות, איפה היא מופיעה בטקסט, איזו שורת תקציב מממנת אותה, והאם המספרים תואמים (משתתפים, מפגשים, חודשים, משרות).
רשום בנפרד: פעילויות בלי שורת תקציב, ושורות תקציב בלי הסבר בטקסט. אל תציע סכומים.

על בסיס הבקשה המלאה: [הדבק], כתוב תקציר של עד [מספר] מילים.
משפט אחד לכל אחד מאלה: הבעיה, מה נעשה, למי, ומה ישתנה. רק מה שכתוב בבקשה.

צ'קליסט לעמוד אחד

לפני הכתיבה

• תיקייה עם הקול הקורא המלא, כולל נספחים ושאלות ותשובות
• כרטיס ארגון ונתונים מאומתים עם מקור ושנה
• בקשות קודמות לדוגמה
• טבלת פירוק: תנאי סף, אמות מידה, מבנה, טכני, עם ציטוטים
• שלד שנבדק, ורשימת שאלות לצוות

בכתיבה

• סעיף אחרי סעיף, בסדר של הקול הקורא
• מגבלת אורך לכל סעיף
• בלי מספרים, שותפים או תוצאות מומצאים
• כל טענה נקראה ויש לה מקור

בבדיקה

• בוחן קפדני בשיחה חדשה, לכל אמת מידה ציטוט
• כל דרישה בקול הקורא קיבלה מענה
• טבלת הצלבה בין תקציב לטקסט, בלי פערים
• התקציב נבדק עם רואה החשבון

לפני ההגשה (בדיקה ידנית)

• כל מספר, שם, תאריך וסכום נבדק מול המקור
• אין [להשלים] שנשאר בטקסט
• מסמכי חובה מצורפים, בתוקף וחתומים
• פורמט ואורך לפי ההנחיות
• כל התחייבות אושרה ויש לה אחראי
• הגשה לפחות יום לפני המועד
• עותק שמור של מה שהוגש

איך יודעים שזה עובד

רשמו לפני ההגשה הבאה כמה זמן לקחה ההגשה הקודמת, ומדדו מול זה:

• זמן לטיוטה ראשונה מלאה: מרגע ההחלטה להגיש ועד טיוטה שאפשר לתת לקריאה.
• [להשלים] בטיוטה הראשונה: אם המספר יורד מבקשה לבקשה, כרטיס הארגון והנתונים שלכם מתמלאים.
• פערים בהצלבה: כמה פערים בין תקציב לטקסט נמצאו לפני ההגשה. המטרה היא למצוא אותם לפני הבוחן.
• פסילות טכניות: כמה בקשות נפסלו על מסמך חסר, אורך או פורמט. המספר הזה צריך להיות אפס.
• משוב מהקרנות: מה כתבו הבוחנים, גם כשזכיתם. שומרים את זה ליד הבקשה.
• אחוז זכייה: נמדד לאורך זמן, אחרי כמה סבבים. בקשה אחת לא מלמדת הרבה.

הבהרה

התוכן כאן הוא המלצות כלליות בלבד, ולא ייעוץ מקצועי, משפטי, חשבונאי או מיסויי. כל ארגון וכל קול קורא שונים. האחריות לבדוק שהתוכן מתאים למצב שלכם, ולבדוק את הנתונים, הפרומפטים והטקסט לפני הגשה, היא שלכם. את תנאי הזכאות ואת התנאים של כל קול קורא בדקו מול הגורם המממן. בענייני תקציב, שכר, מע"מ ודיווח כספי, יש להיוועץ ברואה חשבון או ביועץ מס. כלים ותנאי שימוש של שירותים חיצוניים משתנים, ולכן כדאי לבדוק אותם במקור.