תקציב, מעקב ביצוע ויעדים בגיליון אחד

הבהרה: המלצות כלליות בלבד, לא ייעוץ מקצועי. האחריות לבדוק לפני שימוש היא שלכם. בענייני כסף, מע"מ ומס, התייעצו עם רואה חשבון או יועץ מס. הנוסח המלא בסוף.

למי זה מתאים

לבעלי עסקים, מנכ"לים וסמנכ"לי כספים בחברות קטנות ובינוניות, ולמנהלי עמותות שצריכים להראות לוועד ולתורמים איפה עומד התקציב. אם התקציב נבנה פעם בשנה באקסל ואז נשכח במגירה, או שהמעקב קורה רק כשרואה החשבון שולח מאזן, הערכה הזאת בשבילכם.

זה לא מחליף את הנהלת החשבונות. זה הכלי שבו ההנהלה רואה כל חודש: איפה אנחנו מול התוכנית, ולאן השנה הולכת.

מה יהיה לכם בסוף השעה

• לשונית "תקציב": כל סעיף הכנסה והוצאה, תקציב שנתי, פיזור ל-12 חודשים ואחראי לכל סעיף.
• לשונית "ביצוע": התנועות בפועל, כל אחת משויכת לסעיף מרשימה סגורה.
• לשונית "מעקב": תקציב עד היום מול ביצוע עד היום, פער בשקלים ובאחוזים, תחזית לסוף השנה, וצבע לכל סעיף שחורג.
• לשונית "יעדים": היעדים העסקיים של השנה, עם אחוז השגה וסטטוס.
• שלושה פרומפטים: טיוטת תקציב מהשנה שעברה, שיוך תנועות לסעיפים, ודוח חודשי להנהלה.

מה צריך

• חשבון Google (בשביל Sheets).
• סיכום של השנה שעברה לפי סעיפים: מדוח רווח והפסד, ממאזן בוחן או מהנהלת החשבונות. גם הערכה גסה מספיקה בשביל להתחיל.
• ייצוא של התנועות של החודשים האחרונים, מתוכנת הנהלת החשבונות או מהבנק.
• כלי AI בחינם: ChatGPT, Claude או Gemini. לא חובה: כל הנוסחאות עובדות גם בלי AI.

כלל אחד שלא מוותרים עליו: ה-AI לא קובע מספרים. הוא מסדר, משייך ומנסח. כל מספר בתקציב מגיע מנתון שלכם או מהנחה שכתבתם, וכל הסבר לפער שלא נתתם יוצא בדוח כ-[לברר].

הערכה, צעד אחרי צעד (60 דקות)

צעד 1 (10 דקות): פותחים גיליון וכותבים את רשימת הסעיפים

מה עושים: יוצרים גיליון חדש בשם "תקציב [שנה]" עם ארבע לשוניות: תקציב, ביצוע, מעקב, יעדים. בלשונית "תקציב" מדביקים את שורת הכותרות.

איך: לוחצים על תא A1 בלשונית "תקציב" ומדביקים. כל כותרת תיפול לעמודה משלה.

סעיף	סוג	קטגוריה	אחראי	תקציב שנתי	ינואר	פברואר	מרץ	אפריל	מאי	יוני	יולי	אוגוסט	ספטמבר	אוקטובר	נובמבר	דצמבר	בדיקה

מתחת כותבים סעיף בכל שורה. בעמודת "סוג" כותבים רק הכנסה או הוצאה. בעמודת "קטגוריה" מקבצים, למשל: שכר, שיווק, תפעול, הכנסות מלקוחות, תרומות.

טעות נפוצה: יותר מדי סעיפים. 15 עד 30 סעיפים זה מספיק לניהול. את הפירוט של מאות חשבונות משאירים להנהלת החשבונות.

צעד 2 (10 דקות): טיוטת תקציב מהשנה שעברה

מה עושים: נותנים ל-AI את המספרים של השנה שעברה ואת ההנחות שלכם, ומקבלים טבלה מוכנה להדבקה, כולל פיזור לחודשים.

אתה עוזר לבנות תקציב שנתי. הנה שני קלטים.

השנה שעברה לפי סעיפים (סעיף | סוג | קטגוריה | סכום שנתי בשקלים):
[הדביקו]

ההנחות שלי לשנה הבאה:
[למשל: עליית שכר 4%, גיוס עובד נוסף מאפריל בעלות 24,000 לחודש, שכירות קבועה, הכנסות מלקוחות +10% עם עונתיות: אוגוסט חלש, דצמבר חזק]

כללים מחייבים:
1. כל מספר מחושב רק מהשנה שעברה ומההנחות שכתבתי. אם אין הנחה לסעיף, השאר את אותו סכום.
2. אם הנחה לא ברורה, כתוב בסעיף [להחליט: ...] ואל תנחש.
3. פיזור חודשי: שווה על פני 12 חודשים, אלא אם כתבתי עונתיות או מועד התחלה. סכום 12 החודשים חייב להיות שווה לתקציב השנתי.
4. אל תוסיף סעיפים שלא הופיעו, חוץ ממה שמשתמע במפורש מההנחות (למשל עובד חדש).

החזר:
א. טבלה בתוך בלוק קוד, עם טאב בין עמודות, בסדר הזה: סעיף | סוג | קטגוריה | אחראי (ריק) | תקציב שנתי | ינואר ... דצמבר. מספרים בלי פסיקים ובלי ₪.
ב. מתחת, רשימה קצרה: כל הנחה ואיפה היא השפיעה, וכל [להחליט] שנשאר.

איך: מדביקים את הטבלה לתא A2. בעמודה האחרונה, "בדיקה", מדביקים בתא R2 את הנוסחה הזאת וגוררים למטה:

=IF(ROUND(SUM(F2:Q2)-E2,0)=0,"תקין","לא מסתכם")

אם יש "לא מסתכם", מתקנים את החודשים ידנית. לסעיף בלי עונתיות אפשר פשוט לכתוב בתא F2 את =$E2/12 ולגרור עד Q2.

צעד 3 (10 דקות): לשונית ביצוע ושיוך תנועות

מה עושים: מכניסים את התנועות בפועל, וכל תנועה מקבלת סעיף מתוך רשימה סגורה.

איך:

1. בלשונית "ביצוע", בתא A1, מדביקים את הכותרות: תאריך, תיאור, סכום, סעיף, הערה (כל אחת בעמודה משלה).
2. מדביקים את התנועות מהייצוא. הסכומים חיוביים, גם להוצאות: הסוג כבר כתוב בסעיף. מנקים קודם מספרי חשבון ופרטים מזהים. אם הייצוא מבולגן, הערכה מאיפה הולך הכסף מראה איך לנקות אותו.
3. מסמנים את עמודה D ובוחרים נתונים > אימות נתונים > תפריט נפתח מטווח, עם הטווח 'תקציב'!A2:A. מעכשיו אי אפשר לשייך תנועה לסעיף שלא קיים.
4. כדי לשייך הרבה תנועות בבת אחת, מריצים את הפרומפט:

הנה רשימת סעיפי התקציב שלי (סעיף | סוג | קטגוריה): [הדביקו]
והנה תנועות (תאריך | תיאור | סכום): [הדביקו]

לכל תנועה בחר סעיף אחד מהרשימה בלבד, בדיוק כפי שהוא כתוב. אם אין סעיף מתאים בבירור, כתוב [לברר] ואל תנחש.
החזר בלוק קוד עם טאב בין עמודות: תאריך | תיאור | סכום | סעיף | הערה. בעמודת ההערה כתוב רק כשיש ספק, במשפט קצר.
בסוף, שורה אחת: כמה תנועות שויכו וכמה נשארו [לברר].

טעות נפוצה: לשייך הלוואות, העברות בין חשבונות או תשלומי מע"מ כאילו הם הוצאות. הם משנים את המזומנים, לא את התקציב. תנו להם סעיף נפרד מסוג "לא תקציבי", או השאירו אותם מחוץ ללשונית.

צעד 4 (10 דקות): לשונית מעקב עם הנוסחאות

מה עושים: בונים את הלשונית שמראה, לכל סעיף, איפה אתם עומדים.

איך:

1. בלשונית "מעקב", בתא J1 כותבים "חודש אחרון סגור", ובתא K1 את המספר שלו (למשל 9 לספטמבר). בתא J2 כותבים "שנה", ובתא K2 את השנה.
2. בתא A1 מדביקים את הכותרות:

סעיף	סוג	תקציב עד היום	ביצוע עד היום	פער ₪	פער %	תחזית לסוף השנה	תקציב שנתי	חריגה צפויה

3. בשורה 2 מדביקים את הנוסחאות, כל אחת בעמודה שלה, וגוררים את כל השורה למטה עד מספר הסעיפים:

A2: ='תקציב'!A2
B2: ='תקציב'!B2
C2: =SUM(OFFSET('תקציב'!F2,0,0,1,$K$1))
D2: =SUMIFS('ביצוע'!$C:$C,'ביצוע'!$D:$D,$A2,'ביצוע'!$A:$A,">="&DATE($K$2,1,1),'ביצוע'!$A:$A,"<"&DATE($K$2,$K$1+1,1))
E2: =D2-C2
F2: =IF(C2=0,"",D2/C2-1)
G2: =D2+IFERROR(SUM(OFFSET('תקציב'!F2,0,$K$1,1,12-$K$1)),0)
H2: ='תקציב'!E2
I2: =G2-H2

למה ככה: "תקציב עד היום" סוכם רק את החודשים שכבר נסגרו, אז ההשוואה הוגנת. התחזית לסוף השנה היא ביצוע עד היום ועוד התקציב של החודשים שנשארו. זו הנחה שמרנית ופשוטה: מה שקרה כבר קרה, ומכאן ממשיכים לפי התוכנית.

4. מתחת לסעיפים, שלוש שורות סיכום. ב-C (ואז גוררים ימינה עד I):

סה"כ הכנסות:  =SUMIF($B$2:$B$40,"הכנסה",C$2:C$40)
סה"כ הוצאות:  =SUMIF($B$2:$B$40,"הוצאה",C$2:C$40)
עודף / גירעון: =[תא ההכנסות]-[תא ההוצאות]

את העמודה F בשורות הסיכום מוחקים, כי אחוז מסכום של אחוזים לא אומר כלום.

צעד 5 (5 דקות): צבעים שמראים איפה להסתכל

מה עושים: צובעים אוטומטית סעיף שחורג, כך שבמבט אחד רואים את שלושת הדברים שצריך לדבר עליהם.

איך: מסמנים בלשונית "מעקב" את A2:I40, ובוחרים עיצוב > עיצוב מותנה > הנוסחה המותאמת אישית היא. מוסיפים שני כללים:

אדום: =OR(AND($B2="הוצאה",$F2<>"",$F2>0.1),AND($B2="הכנסה",$F2<>"",$F2<-0.1))
צהוב: =OR(AND($B2="הוצאה",$F2<>"",$F2>0.05),AND($B2="הכנסה",$F2<>"",$F2<-0.05))

את הכלל האדום שמים ראשון. הסף של 10% ו-5% הוא נקודת התחלה. בסעיף גדול גם 3% הם הרבה כסף, אז מתאימים.

צעד 6 (10 דקות): לשונית יעדים

מה עושים: כותבים את היעדים של השנה, לא רק בכסף, ומחשבים אחוז השגה.

איך: בלשונית "יעדים", בתא A1:

יעד	מדד	אחראי	יעד שנתי	יעד עד היום	בפועל	אחוז השגה	סטטוס	מה עושים

• יעד עד היום (עמודה E): לרוב =D2*'מעקב'!$K$1/12. ליעד עונתי כותבים ידנית.
• בפועל (עמודה F): ממלאים כל חודש. ליעד כספי מקשרים ללשונית מעקב, למשל ='מעקב'!D2.
• אחוז השגה וסטטוס (עמודות G ו-H):

G2: =IF(E2=0,"",F2/E2)
H2: =IF(G2="","",IF(G2>=1,"עומד ביעד",IF(G2>=0.9,"קרוב","מתחת ליעד")))

טעות נפוצה: יעד בלי אחראי ובלי "מה עושים". יעד שמסומן "מתחת ליעד" חודשיים ברצף בלי שורה בעמודה I הוא בדיוק מה שצריך לעלות בישיבת ההנהלה הבאה.

צעד 7 (5 דקות): טיוטת דוח חודשי להנהלה או לוועד

מה עושים: בסוף כל חודש, מעדכנים את K1, מעתיקים את לשונית "מעקב" ואת לשונית "יעדים", ומריצים את הפרומפט.

אתה כותב טיוטת דוח חודשי להנהלה. הנה לשונית המעקב (סעיף | סוג | תקציב עד היום | ביצוע עד היום | פער ₪ | פער % | תחזית לסוף השנה | תקציב שנתי | חריגה צפויה):
[הדביקו]
והנה לשונית היעדים:
[הדביקו]
הערות שלי על החודש (לא חובה):
[למשל: לקוח גדול שילם באיחור, קמפיין הוקדם]

כללים מחייבים:
1. כל מספר בדוח מועתק מהטבלאות. אל תחשב מחדש ואל תעגל אחרת.
2. הסבר לפער כתוב רק אם הוא מופיע בהערות שלי. אחרת כתוב "הסבר: [לברר]".
3. אל תמליץ על קיצוץ או השקעה. במקום זה, נסח שאלות להחלטה.

המבנה, עד עמוד אחד:
א. שלוש שורות: איפה אנחנו מול התקציב, מה התחזית לסוף השנה, ומה הדבר האחד שצריך תשומת לב.
ב. עד חמישה סעיפים עם הפער הגדול ביותר בשקלים, עם הסבר או [לברר].
ג. יעדים: מה עומד, מה קרוב, מה מתחת.
ד. עד שלוש שאלות להחלטה בישיבה.

שגרה חודשית (20 דקות בחודש)

1. מייבאים את התנועות של החודש ללשונית "ביצוע", ומשייכים לסעיפים.
2. מעדכנים את החודש האחרון הסגור בתא K1 בלשונית "מעקב".
3. ממלאים את עמודת "בפועל" בלשונית "יעדים".
4. מריצים את פרומפט הדוח, משלימים כל [לברר], ושולחים.

את התקציב המקורי לא משנים במהלך השנה. אם יש עדכון, מוסיפים עמודה "תקציב מעודכן", כדי שתמיד יהיה אפשר להשוות לתוכנית שאושרה.

דוגמה מלאה: משרד ייעוץ "מאזן" (עסק בדוי)

כל מה שבדוגמה בדוי: המשרד, הסעיפים והסכומים. המספרים הם רק להמחשה.

ההנחות שנכתבו בצעד 2: הכנסות מריטיינרים +8%, פרויקטים חד פעמיים כמו בשנה שעברה, עלות שכר +4%, יועצת נוספת מאפריל בעלות 24,000 לחודש, שכירות קבועה.

לשונית מעקב, אחרי ספטמבר (K1 = 9, מקוצר):

בדיקת החישוב בשורה אחת: בשיווק, התקציב השנתי 120,000 מפוזר שווה, כלומר 10,000 לחודש. עד ספטמבר: 90,000. בפועל 112,000, כלומר פער של 24%. התחזית: 112,000 ועוד שלושה חודשים של 10,000, כלומר 142,000.

מה הדוח החודשי כתב (מקוצר): "התוצאה עד היום מתחת לתקציב בעיקר בגלל הפרויקטים החד פעמיים (17% פחות מהתוכנית, הסבר: [לברר]). השיווק חורג ב-24% עד היום, הסבר: הקמפיין של הרבעון הרביעי הוקדם לספטמבר. שאלה להחלטה: האם מקטינים את תקציב השיווק של הרבעון הרביעי ב-22,000 כדי לחזור לתקציב השנתי?"

שימו לב: לפער בפרויקטים לא הומצא הסבר, כי לא היה אחד בהערות. ההסבר לשיווק הגיע מההערה שנכתבה לפני ההרצה.

צ'קליסט לפני כל דוח

• בכל השורות בלשונית "תקציב" כתוב "תקין" בעמודת הבדיקה
• אין תנועה בלשונית "ביצוע" בלי סעיף, ואין [לברר] שנשאר
• הלוואות, העברות בין חשבונות ומע"מ לא נספרו כהוצאות
• התא K1 מעודכן לחודש האחרון שנסגר
• סכום הביצוע לחודש קרוב למה שרואה החשבון רואה, או שהפער מוסבר
• כל [לברר] בדוח הושלם או נשאר כשאלה פתוחה
• התקציב המקורי לא נדרס

הבהרה

התוכן כאן הוא המלצות כלליות בלבד, ולא ייעוץ מקצועי, משפטי, חשבונאי או מיסויי. כל עסק וארגון שונה. האחריות לבדוק שהתוכן מתאים למצב שלכם, ולבדוק את הנתונים, הפרומפטים והנוסחאות לפני שימוש, היא שלכם. הגיליון הוא כלי לניהול ולמעקב, ולא מחליף את הדוחות הכספיים ואת הנהלת החשבונות. כלים, מחירים ותנאי שימוש של שירותים חיצוניים משתנים, ולכן כדאי לבדוק אותם במקור. בכל עניין של כסף, מע"מ, מס או דיווח, התייעצו עם רואה חשבון או יועץ מס לפני שאתם מסתמכים על התוצאה.

התוכן, הפרומפטים, התבניות והקוד ניתנים כמות שהם (AS IS), בלי התחייבות שהם מתאימים למטרה מסוימת או נקיים מטעויות. Gindi Innovation ואביעד גינדי לא יישאו באחריות לכל נזק, ישיר או עקיף, שייגרם משימוש בהם או מהסתמכות עליהם, ובכלל זה מתוצרים של כלי AI. השימוש כפוף לתקנון האתר.

ומה הלאה

הערכה הזאת עובדת עם ייבוא חודשי ידני. אפשר לחבר את אותו גיליון כך שהתנועות ייכנסו לבד מהנהלת החשבונות, השיוך לסעיפים ייעשה אוטומטית ויחכה לאישור שלכם, והדוח החודשי יגיע אליכם מוכן בתחילת כל חודש. ההחלטות נשארות שלכם.