מאיפה הולך הכסף

הבהרה: המלצות כלליות בלבד, לא ייעוץ מקצועי. האחריות לבדוק לפני שימוש היא שלכם. בענייני כסף, מע"מ ומס, התייעצו עם רואה חשבון או יועץ מס. הנוסח המלא בסוף.

מה יהיה לכם בסוף השעה

• קובץ תנועות נקי של שלושה חודשים, בלי מספרי חשבון ובלי פרטים מזהים.
• טבלה מסווגת ב-Google Sheets: תאריך, בית עסק, סכום, קטגוריה, קבוע או משתנה.
• רשימת חיובים חוזרים עם עלות חודשית ושנתית, ועמודה אחת שאתם ממלאים: "אני עוד משתמש בזה?".
• טבלת ציר וגרף של הוצאות לפי קטגוריה ולפי חודש.
• גרסה בנוסחאות בלבד, למי שלא רוצה להעלות נתונים לשום כלי AI.
• שלוש פעולות לחודש הבא: לבטל, להוריד חבילה, או לנהל משא ומתן.

מה צריך

• גישה לאתר הבנק ולאתר חברת האשראי (או לאפליקציה), עם אפשרות לייצא תנועות לאקסל או ל-CSV.
• חשבון Google (בשביל Sheets).
• כלי AI בחינם: ChatGPT, Claude או Gemini. לא חובה: בצעד 6 יש גרסה בלי AI.

הערכה, צעד אחרי צעד (60 דקות)

צעד 1 (10 דקות): מייצאים שלושה חודשים

מה עושים: מורידים את התנועות של שלושת החודשים האחרונים, מהבנק ומכל כרטיס אשראי בנפרד.

איך: באתר הבנק ובאתר חברת האשראי, בעמוד התנועות או הפירוט החודשי, מחפשים כפתור כמו "ייצוא", "הורדה לאקסל" או סמל של קובץ. בוחרים טווח של שלושה חודשים. אם יש אפשרות בין CSV לאקסל, אקסל בדרך כלל שומר על העברית טוב יותר.

ב-Google Sheets יוצרים גיליון חדש, ולפני הייבוא בוחרים קובץ > הגדרות > לוקאל: ישראל. כך תאריכים כמו 05/03 ייקראו כחמישה במרץ ולא כשלושה במאי. אחר כך קובץ > ייבוא, ולשונית לכל קובץ.

טעות נפוצה: לספור את האשראי פעמיים. בדף הבנק מופיע חיוב חודשי אחד של כל כרטיס, ובקובץ של חברת האשראי מופיעות כל העסקאות של אותו חיוב. אם מעלים את שניהם, מוחקים מקובץ הבנק את שורות החיוב של הכרטיס.

צעד 2 (10 דקות): מנקים פרטים מזהים לפני שמעלים לכלי AI

מה עושים: משאירים רק את מה שצריך: תאריך, תיאור, סכום. כל השאר נמחק.

איך:

1. מוחקים עמודות של מספר חשבון, מספר סניף, מספר כרטיס, שם בעל החשבון, תעודת זהות ויתרה.
2. בתיאורי התנועות מופיעים לפעמים מספרים ארוכים (אסמכתה, מספר לקוח). כדי להסתיר אותם, בעמודה ריקה ליד עמודת התיאור כותבים את הנוסחה הבאה, גוררים אותה עד הסוף, ומעתיקים את העמודה החדשה במקום המקורית (הדבקה מיוחדת > ערכים בלבד).

=REGEXREPLACE(B2, "\d{5,}", "XXXX")

3. אם בקובץ יש שתי עמודות סכום (חובה וזכות), משאירים את שתיהן. הפרומפט יודע לטפל בזה.
4. מסדרים לשונית אחת בשם "תנועות" עם כל השורות מכל הקבצים, ועמודה נוספת "מקור" (בנק / כרטיס 1 / כרטיס 2).

לפני שמעלים: בדקו בהגדרות של כלי ה-AI אם השיחות שלכם משמשות לאימון המודל, וכבו את זה אם אפשר. אם לא נוח לכם להעלות גם קובץ נקי, דלגו ישר לצעד 6.

צעד 3 (15 דקות): מסווגים לקטגוריות

מה עושים: מעתיקים את לשונית "תנועות" (או מעלים אותה כקובץ) לכלי ה-AI, ומריצים את פרומפט הסיווג. מקבלים טבלה מוכנה להדבקה בחזרה ל-Sheets.

הנה תנועות מהבנק ומכרטיסי אשראי של [משק בית / עסק קטן בתחום ...], לשלושה חודשים. עמודות: תאריך, תיאור, סכום (או חובה וזכות), מקור.
[הדביקו כאן את הטבלה, או צרפו את הקובץ]

המשימה: סווג כל תנועה.
קטגוריות למשק בית: דיור, חשבונות (חשמל, מים, ארנונה, תקשורת), מזון וסופר, אוכל בחוץ, תחבורה ורכב, בריאות, ביטוחים, חינוך וילדים, מנויים ודיגיטל, קניות, פנאי, העברות ומשיכות, הכנסות, אחר.
קטגוריות לעסק: חומרי גלם וסחורה, שכר ועובדים, שכירות ומשרד, תוכנה ומנויים, פרסום ושיווק, נסיעות ורכב, ספקים ונותני שירות, עמלות בנק וסליקה, מיסים ותשלומים לרשויות, הכנסות, אחר.
השתמש רק ברשימה המתאימה. אם תנועה לא ברורה, "אחר", ובעמודת ההערה כתוב למה.

כללים:
1. אל תוסיף, תמחק או תאחד שורות. מספר השורות בפלט שווה למספר השורות בקלט.
2. הוצאה היא מספר חיובי, הכנסה או החזר הם מספר שלילי. אם יש עמודות חובה וזכות, אחד אותן לעמודה אחת לפי הכלל הזה.
3. "בית עסק": שם קצר ואחיד לאותו עסק (אותו ספק עם תיאורים שונים יקבל אותו שם).
4. "סוג": קבוע (חוזר כל חודש בסכום דומה) או משתנה.
5. אל תנחש מה נקנה. סווג רק לפי התיאור.

החזר בלוק קוד אחד, מופרד בטאבים, עם הכותרות:
תאריך	בית עסק	סכום	קטגוריה	סוג	מקור	הערה
מתחת לבלוק: מספר שורות בקלט, מספר שורות בפלט, סכום ההוצאות בקלט וסכום ההוצאות בפלט. אם הם לא שווים, כתוב את זה בשורה הראשונה.

איך מכניסים חזרה: יוצרים לשונית "מסווג", לוחצים על A1 ומדביקים. אם הכל נדבק לעמודה אחת, נתונים > פיצול טקסט לעמודות.

טעות נפוצה: לדלג על שורת הבדיקה שבסוף. אם מספר השורות או הסכום לא תואמים, משהו נפל בדרך. בקשו "החזר רק את השורות שחסרות" ואל תמשיכו עד שהמספרים שווים. בקובץ גדול (מאות שורות) עדיף לשלוח חודש אחד בכל פעם.

צעד 4 (10 דקות): מוצאים מנויים וחיובים חוזרים

מה עושים: באותה שיחה מריצים פרומפט שמחפש חיובים שחוזרים. כאן בדרך כלל מגיעות ההפתעות.

על בסיס הטבלה המסווגת, מצא חיובים חוזרים: אותו בית עסק שמופיע בשניים או שלושה חודשים, בסכום דומה.
לכל אחד החזר שורה: בית עסק | קטגוריה | סכום חודשי ממוצע | עלות שנתית (פי 12) | בכמה חודשים הופיע | תאריך החיוב האחרון | שינוי מחיר (אם הסכום עלה בין החודשים, כמה) | אני עוד משתמש בזה? (השאר ריק).
סמן במיוחד: חיובים קטנים שקל לפספס, חיובים במטבע חוץ, ושני מנויים שנראים כפולים (למשל שני שירותי מוזיקה או שני שירותי אחסון).
מיין מהיקר לזול. אל תציע לבטל כלום, רק תציג. בסוף: סך כל החיובים החוזרים בחודש ובשנה.

מדביקים את התוצאה ללשונית "חוזרים", ועוברים בעצמכם על העמודה "אני עוד משתמש בזה?". רק אתם יודעים את התשובה.

צעד 5 (10 דקות): טבלת ציר וגרף חודשי

מה עושים: בונים ב-Sheets טבלה של קטגוריה מול חודש, וגרף שמראה את זה.

איך:

1. בלשונית "מסווג" מוסיפים עמודה "חודש". ב-H1 כותבים "חודש", ב-H2 מדביקים את הנוסחה הבאה. היא ממלאת את כל העמודה לבד.

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", TEXT(A2:A, "yyyy-mm")))

2. מסמנים את כל הטבלה, ובוחרים הוספה > טבלת ציר > גיליון חדש.
3. בעורך טבלת הציר: שורות: קטגוריה. עמודות: חודש. ערכים: סכום, לפי SUM. מסננים: סכום, לפי תנאי "גדול מ-0", כדי שהכנסות לא יקזזו הוצאות.
4. עומדים בתוך טבלת הציר, ובוחרים הוספה > תרשים > תרשים עמודות מוערם. כל עמודה היא חודש, וכל צבע הוא קטגוריה.

רוצים שה-AI יצייר? חלק מהכלים יודעים ליצור גרף מקובץ שמעלים. אפשר לבקש:

מהטבלה המסווגת, צור גרף עמודות מוערם: ציר X חודשים, צבע לכל קטגוריה, רק הוצאות (סכום חיובי). מתחתיו טבלה קטנה: לכל קטגוריה סכום לכל חודש וממוצע חודשי.
אם אין לך אפשרות ליצור גרף, כתוב לי במקום זה צעדים מדויקים לבנות אותו ב-Google Sheets.

צעד 6 (חלופה, בלי AI בכלל): הגרסה בנוסחאות

מה עושים: אותו סיווג, רק עם טבלת כללים ונוסחאות. הנתונים לא יוצאים מ-Sheets.

איך:

1. לשונית חדשה בשם "כללים", עם שתי עמודות: A מילת מפתח, B קטגוריה. שורה לכל כלל, למשל: "סופר" ← מזון וסופר, "חשמל" ← חשבונות, "דלק" ← תחבורה ורכב. מילת מפתח היא חלק מהתיאור כפי שהוא מופיע בקובץ.
2. בלשונית "תנועות" מסדרים: A תאריך, B תיאור, C סכום ההוצאה. אם יש בקובץ עמודות חובה וזכות, עמודת החובה היא C. אם יש עמודת "מקור", העבירו אותה ל-G. ב-E2:

=IFERROR(INDEX(FILTER('כללים'!$B$2:$B, 'כללים'!$A$2:$A<>"", ISNUMBER(SEARCH('כללים'!$A$2:$A, B2))), 1), "לא מסווג")

גוררים עד סוף הטבלה. כל "לא מסווג" הוא כלל שעוד חסר: מוסיפים שורה בלשונית "כללים" והקטגוריה מתעדכנת לבד.

3. עמודת חודש ב-D2, כמו בצעד 5 (עם A2:A).
4. בכמה חודשים הופיע כל בית עסק, ב-F2 (גוררים עד הסוף). 3 ומעלה הוא כנראה חיוב חוזר:

=COUNTUNIQUE(FILTER($D$2:$D, $B$2:$B=B2))

5. סיכום של קטגוריה מול חודש, בלשונית חדשה, ב-A1:

=QUERY('תנועות'!A1:E, "select E, sum(C) where C > 0 and E <> '' group by E pivot D", 1)

אם בקובץ שלכם הוצאה מופיעה כמספר שלילי, כתבו C < 0 במקום C > 0. מכאן הגרף זהה לצעד 5. בחודש הבא רק מדביקים תנועות חדשות, והכל מתעדכן.

צעד 7 (5 דקות): שלוש פעולות לחודש הבא

מה עושים: בוחרים שלוש פעולות מתוך הרשימות: לבטל מנוי, לעבור לחבילה זולה יותר, או לבקש הצעה טובה יותר מספק.

אני רוצה [לבטל / להוריד חבילה / לבקש מחיר טוב יותר] אצל [שם הספק]. אני משלם היום [סכום] בחודש, [כמה זמן] אני לקוח.
כתוב הודעה קצרה ומנומסת לשירות הלקוחות, עד 5 משפטים, שמבקשת בדיוק את זה ומבקשת אישור בכתב.
אל תמציא הצעות של מתחרים ואל תאיים בעזיבה אם לא כתבתי שאני מוכן לעזוב.

רושמים בלשונית "חוזרים" מה החלטתם ומתי. בעוד חודש מריצים את הערכה שוב ובודקים שהחיוב באמת ירד.

דוגמה מלאה: סטודיו נועה לעיצוב (עסק בדוי)

כל מה שבדוגמה בדוי: העסק, בתי העסק, השמות והסכומים. השמות "PixelSuite", "CloudBox" ושאר השמות הם המצאה להמחשה.

נועה ייצאה שלושה חודשים מכרטיס האשראי העסקי ומחשבון העסק. היא מחקה מקובץ הבנק את שורות החיוב החודשי של הכרטיס, כדי לא לספור פעמיים, וניקתה את עמודות מספר החשבון והכרטיס.

קטע מהטבלה המסווגת (פלט פרומפט 1):

שורת הבדיקה: "שורות בקלט: 87, שורות בפלט: 87. סכום הוצאות בקלט ובפלט: שווה."

רשימת החיובים החוזרים (פלט פרומפט 2, מקוצר):

הסימונים של ה-AI: DriveSpace ו-CloudBox נראים כפולים (שני שירותי אחסון). FontHub מחויב במטבע חוץ. StockPix הוא חיוב קטן שקל לפספס.

שלוש הפעולות של נועה לחודש הבא: לבטל את DriveSpace, לבדוק מה זה StockPix ולבטל, ולשאול את PixelSuite אם יש חבילה שנתית במחיר נמוך יותר. ביחד זה 64 ש"ח בחודש פחות מהשניים הראשונים, וזה עוד לפני התשובה של PixelSuite.

צ'קליסט

• שלושה חודשים, מהבנק ומכל כרטיס
• שורות החיוב של הכרטיס נמחקו מקובץ הבנק
• לוקאל הגיליון הוגדר לישראל לפני הייבוא
• נמחקו מספרי חשבון, כרטיס, ת"ז, שמות ויתרות
• מספרים ארוכים בתיאורים הוסתרו
• שורת הבדיקה: מספר השורות והסכום שווים
• עברתם בעצמכם על "אני עוד משתמש בזה?"
• טבלת ציר עם מסנן להוצאות בלבד, וגרף
• שלוש פעולות נבחרו ונרשמו עם תאריך

הבהרה

התוכן כאן הוא המלצות כלליות בלבד, ולא ייעוץ מקצועי, משפטי, חשבונאי או מיסויי. כל עסק וארגון שונה. האחריות לבדוק שהתוכן מתאים למצב שלכם, ולבדוק את הנתונים, הפרומפטים והקוד לפני שימוש, היא שלכם. כלים, מחירים ותנאי שימוש של שירותים חיצוניים משתנים, ולכן כדאי לבדוק אותם במקור. בכל עניין של כסף, מע"מ, מס או הנהלת חשבונות, התייעצו עם רואה חשבון או יועץ מס לפני שאתם מסתמכים על התוצאה.

ומה הלאה

כאן אתם מייצאים, מנקים ומדביקים בעצמכם פעם בחודש. אפשר לחבר תהליך שמקבל את הקבצים, מנקה ומסווג לפי הכללים שלכם, מסמן חיוב חדש או מחיר שעלה, ושולח לכם סיכום חודשי קצר.